一、 系统简介
1. 系统概述
元创时代公文交换与跟踪系统是根据政府机关对机要文件的处理情况，由北京元创时代科技发展有限公司研制开发的系统。该系统安装于政府机关负责文件交换的部门，主要使用用户为文件交换部门的工作人员、各部门文件交换员和领导秘书。
公文交换与跟踪系统采用条码识别、IC卡身份识别以及智能公文交换箱等技术，实现了机要文件交换及收发过程中的信息自动采集核对、投箱过程中的提示与纠错、交接过程的电子化等，从而提高了机要文件交换的安全性、准确性和效率。
2. 系统优越性
本系统利用计算机网络对文件进行实时监控，代替了以前繁冗的工作。其中利用非接触式IC卡来确定取件人的身份，代替取件人签字确认取件。利用取件清单代替了以前在登记本上签字，用户可以根据清单上的文件信息对照所取文件是否相同。在秘书发件时，利用扫描条码，投入收文单位信箱代替了以前手工登记的过程，使收发文件工作变得更为准确、安全、简单。
用户持非接触式IC卡靠近读卡器，系统自动判别用户身份，打开信箱门。用户取件打印清单时，在清单上会显示取件人的信息。

二、 系统设计方案
1. 设计原则
 规范实用
系统建设应符合国家各类公文管理规定。开发的软件和箱体，符合实际，便于操作，不会因使用新系统给文件处理工作带来新的不便利。从箱体和软件流程上要规范，要以“提高工作绩效、规范管理”为目标，系统界面风格统一、系统易于维护，同时实现个性化的应用界面。
 功能适用
软件系统提供丰富的文件处理和查询及跟踪功能，切实有效的满足政府部门对纸质文件、信件等登记、传递、阅批、管理的需求，提供跨平台的沟通机制，提高系统的适用范围。
 适应性广
软件系统适用于不同的客户端环境，如Windows2000、WindowsXP、Windows7等。
 安全性、可靠性
系统运行稳定可靠，提高容错设计，支持故障检测和恢复。在高可靠性的前提下，抵挡住来自内部或外部的攻击；采用的安全措施有效、可信，能够实现对信息与工作流程的使用权限管理。
 开放性、扩展性
采用符合当前最新国际标准的软硬件标准、开放的技术、开放的结构、开放的系统组件及用户接口，使之在今后的发展过程中能平滑的向更高、更新的产品和技术过渡。在满足当前业务系统应用需求的前提下，在将来需要扩展时，能够方便的扩展，保护目前的所有投资。
2. 总体结构设计